Daftar Peralatan Beserta Perlengkapan Kantor yang dibutuhkan oleh Sekretaris/Pegawai Kantor

image

Peralatan kantor dapat didefinisikan sebagai barang-barang yang dapat dalam jangka waktu yang relative lama  (leih dari satu tahun) dan mengalami penyusutan. Peralatan sangat identik dengan benda benda yang besar dan berat memerlukan perawatan yang khusus serta berharga mahal, namun secara umum harga-harga peralatan kantor memang mahal.

Setiap kantor memiliki peralatan kantor yang berbeda disesuaikan dengan jenis usaha masing-masing meskipun ada beberapa peralatan kantor yang harus mutlak dimiliki oleh perkamtoran. Beberapa contoh peralatan perkantoran yang harus dimiliki perkantoran diantaranya meja, kursi, lemari arsip, komputer, mesin printer, mesin tik dan lain-lain, Sedangkan beberapa peralatan kantor yang tidak mutlak dimiliki tetapi sangat diperlukan diantaranya mesin fotokopi, scanner dan lain-lain.

Dalam kegiatan Kearsipan, terdapat banyak istilah dan alat-alat yang digunakan untuk mengarsip. Kebanyakan dari nama tersebut masih asing bagi orang-orang yang awam tentang dunia kearsipan. Peralatan kantor memiliki peran penting dalam kehidupan organisasi kantor, peralatan kantor mampu menunjang kinerja pegawai dalam mengerjakan tugas sehari-hari.

Dari sekian banyak peralatan di sebuah kantor terdapat peralatan yang benar-benar dibutuhkan oleh seorang sekretraris atau pegawai kantor lainnya.

Berikut ini daftar peralatan kantor yang dibutuhkan oleh sekretaris/pegawai kantor tersebut:

Perabot Kantor

·         meja tulis dan laci yang dapat dikunci

·         meja mesin tik/komputer dengan rak-rak untuk persediaan kertas

·         kursi yang dapat berputar dan dapat disesuaikan tinggi rendahnya

·         lemari arsip

·         lemari buku/rak buku kecil

·         lemari penyaluran

·         meja dan kursi tamu

Mesin-mesin kantor

·         Laptop

·         Telepon

·         LCD

·         Paper shreeder (mesin penghancur kertas)

·         Printer

·         Faximile

·         Mesin fotocopy

·         Televisi

Perlengkapan dan alat-alat penting lainnya

·         kalender meja, yang sekaligus berfungsi sebagai daftar janji dan buku harian

·         buku petunjuk telepon

·         buku daftar alamat

·         buku catatan

·         kotak surat masuk dan surat keluar

·         aneka map

·         kartu nama

·         aneka jenis kertas

·         kuitansi

·         amplop

·         Alat Tulis Kantor

·         dan perlengkapan penunjang pegawai kantor lainnya

Perlu diperhatikan semakin modern suatu kantor maka penggunaan alat kantro menjadi semakin banyak. Mutu alat dan perlengkapan kantor pun dipilih yang mampu menunjang kegiatan perkantoran sehari-hari.

Perlengkapan kantor dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang dibutuhkan untuk melengkapi peralatan. Perlengkapan kantor identik dengan barang-barang yang berukuran kecil, cepat habis, sering digunakan, harganya tidak terlalu mahal, dan mudah diperbaiki jika ada kerusakan. Beberapa contoh perlengkapan kantor diantaranya kertas, pulpen, pensil, penjepit kertas, tinta printer, map, taplak meja, kalender, dan lain-lain.

Umumnya, setiap perkantoran hampir mempunyai kesamaan dalam hal kebutuhan terhadap perlengkapan kantor. Perlengkapan kantor, walaupun bentuknya kecil, namun memiliki fungsi yang sangat penting. Untuk lebih jelasnya, mari kita simak uraian berikut.

Seorang sekretaris akan sangat memerlukan kertas untuk melakukan kegiatan surat-menyurat atau mencetak dokumen-dokumen penting lainnya. Berbagai dokumen yang telah diinput ke dalam komputer tidak akan ada gunanya apabila harus segera dicetak tanpa adanya kertas. Begitu juga dengan ketersediaan tinta printer. Apabila tinta printernya kosong atau habis maka dokumen-dokumen yang siap cetakpun tidak akan jadi dicetak sehingga menyebabkan terbengkalainya tugas-tugas perkantoran.

Begitu juga dengan map, map dapat digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen penting dalam bentuk kertas, atau pun untuk mengajukan proposal. Seseorang yang mengajukan proposal tanpa dimasukan ke dalam map, akan memberi kesan kurang sopan.

Begitu juga dengan pengarsipan, meskipun sudah ada komputer yang dapat digunakan untuk menyimpan data-data penting, namun kebutuhan dokumen dalam bukti fisik seperti surat-surat perjanjian yang ditandatangai dan bermaterai tentunya tidak bisa diarsip dalam bentuk elektronik.

Agar surat-surat tersebut awet dan aman, maka akan sangat baik jika sebelum disimpan ke dalam lemari arsip ada baiknya dimasukkan terlebih dahulu ke dalam map. Penyimpanan surat-surat ke dalam map juga bertujuan untuk merapikan susunan berbagai dokumen penting agar tidak berceceran.